На допомогу сільському бібліотекарю

 Основні вимоги до списання літератури

          Стан бібліотечного фонду – лице кожної бібліотеки. Книги та періодичні видання мають зберігатись в ідеальному стані, так як їх зовнішній вигляд, в першу чергу привертає увагу користувачів. Ніхто не виявить бажання взяти до рук розірвану, без сторінок, заплямовану книгу, так як ніякої естетичної насолоди таке спілкування з нею не принесе.

       Фонд, що грамотно скомплектований та стабільно поповнюється, запорука успіху будь-якої бібліотеки. Основним принципом політики формування бібліотечного фонду має стати його оптимізація на основі поетапного кількісного скорочення шляхом систематичного очищення фондів від зношеної, морально застарілої, непрофільної, дублетної літератури та якісного поповнення літературою підвищеного попиту за бюджетні та позабюджетні кошти.

       У перевантажених фондах губляться документи останніх років, ускладнюється пошук потрібних. Користувач сприймає весь фонд як застарілий через пошарпані та неактуальні видання. Менший за обсягом фонд використовується активніше, якісні показники ефективності його використання вищі.

     Процес списання літератури досить відповідальний та вимагає уваги, так як кожна книга – матеріальна цінність, що потребує огляду.

Радимо взяти до уваги, що:

 - низька обертаність свідчить про велику кількість застарілої літератури або недостатнє використання бібліотечного фонду;

 - висока обертаність є свідченням невідповідності фонду потребам користувачів або неточностей в обліку даних про фонд. Висока обертаність допускається лише для найбільш активної частини фонду;

- низький показник обертаності і високі показники читаності та книгозабезпеченості — очевидне перенасичення фондів, у т. ч. застарілою літературою. Якщо резерв для збільшення читачів відсутній, доцільно частину фонду передати в інші бібліотеки або збільшити відсоток списання;

- якщо бібліотека має всі низькі показники, необхідно корінним чином вирішити проблему використання фонду: очистити від дублетної, застарілої і маловикористовуваної літератури, застосувати більш раціональні методи розкриття фонду.

 Працівники мають здійснити поглиблене вивчення фізичного стану видань (за десятиріччя перебування в неопалюваних приміщеннях документи стали непридатними для використання) та відповідність фонду зрослим інформаційним потребам користувачів.

Зазвичай граничним терміном зберігання видань в бібліотеці визнається 20 років, за винятком універсальних видань, які не втратили актуальності, та джерел, цінних у культурному відношенні. Для видань 20-річної давності, попит на які малий, можна створити полиці репозитарного зберігання, протягом року організовувати ретровиставки, а потім незатребувані книги передати в єдиний репозитарний фонд, частину видань списати. Звичайно, можливості як репозитарного, так і обмінного фонду обмежені. Вдумливо слід підходити і до списання періодичних видань, особливо краєзнавчого характеру

Забезпечення організованого вилучення документів передбачається річним планом  роботи бібліотеки, де конкретизується квартал та причина, за якою буде списуватися література . Керівник комунального закладу (у разі передачі фонду на баланс сільських рад — сільський голова ) видає наказ щодо створення комісії з відбору та списання літератури який поновлюється щорічно або за потребою. До складу комісії, як правило, входять: голова (найчастіше заступник керівника установи) та члени комісії - працівник бухгалтерії, представник відділу культури, завідуюча відділом комплектування, член бібліотечної ради тощо. При складанні акта після прізвищ членів комісії вказується також прізвище та посада особи, яка списує літературу. Члени комісії встановлюють обгрунтованість рішення про вилучення документів і дають дозвіл на списання.

                                        Відбір документів.

        Виявлення і вилучення документів проводиться працівником бібліотеки шляхом суцільного перегляду фонду. У результаті можуть бути виявлені: зношені, застарілі за змістом, украдені, пошкоджені в результаті стихійного лиха, непрофільні та дублетні, втрачені читачами, зниклі з невідомих причин документи, а також періодичні та інші видання, строк зберігання яких закінчився.

      Зношені документи - видання, які в процесі багаторазового використання користувачами дійшли стану, що ускладнює чи робить неможливим їх подальше використання, і які не підлягають ремонту або реставрації.

     Застарілі за змістом - документи, що втратили свою актуальність та інформативність.

      Втрачені — документи, загублені чи не повернені користувачами, а також ті, що зникли при поштових пересилках (до акту додаються довідки про смерть або про виїзд з даного населеного пункту тощо).

     Дублетні - документи, які наявні у великій (зайвій) кількості, яких забагато для задоволення читацького попиту. Підлягають передачі до обмінно- резервного фонду.

    Зниклі з невідомих причин - документи, які не виявлені на місці в умовах відкритого доступу користувачів до фонду, під час експонування на виставках, а також в результаті інвентаризації.

    Закінчення строку зберігання - підлягають періодичні видання, буклети, листівки, інформаційні та інші матеріали, які мають вказівки про певний строк зберігання. При цьому комісія може прийняти рішення про довготривале зберігання місцевих періодичних видань.

   Списання документів, не повернених користувачами без відшкодування збитків (у разі смерті чи відсутності відомостей про місце перебування) відбувається на підставі документів, що засвідчують неможливість стягнення заборгованості. Ці документи додаються до акта.

    Безнадійна заборгованість користувача перед бібліотекою, щодо якої минув термін позовної давності, підлягає списанню. Відповідно до ст. 257 Цивільного кодексу України, загальна позовна давність становить три роки. Якщо протягом трьох років фізична особа відсутня у місці постійного проживання і її місцезнаходження невідоме, слід скласти письмове обґрунтування про необхідність списання цієї безнадійної заборгованості, додати перелік практичних дій щодо її вирішення (неодноразове телефонування, письмові листівки, довідка сільської ради тощо). На цій підставі керівник (або засновник бібліотеки) видає наказ про списання заборгованості користувачів перед бібліотекою з вказівкою загальної кількості примірників та загальної суми. Бібліотека складає акт з описом документів, що підлягають списанню. Практичні дії мають підтверджуватись наявністю надісланих рекомендованих поштових листівок, які передбачають послуги: ”Вручити особисто” і ”З повідомленням про вручення”. На підставі відмітки ”адресат вибув (виїхав)” маєте можливість здійснювати подальші дії.

Оформлення акта.

    Списання бібліотечних фондів здійснюється на підставі Акта про списання з балансу бюджет­них установ вилученої з бібліотеки літератури , типова форма якого  затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.09.2016 № 818.Документи у списку розміщуються у порядку зростання інвентарних номерів. В кінці акта здійснюються підрахунки індексованої вартості видань за показниками, розрахованими відповідно до постанов Кабінету Міністрів України. При вилученні з фонду видань, які не беруться на баланс (журналів, газет, інших видань ), їх вартість і загальна сума в акті не вказуються. У випадку, коли фонд бібліотеки стоїть на обліку в сільській раді, акти на списання та взяття на облік літератури затверджує сільський голова.

 

         Зразок акту та списку 

                                                                                  ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                    _______________________________________

                                                                               (посада, ініціали та прізвище)

                                                                _______________________підпис)

                                                         «____» ________________ 20 __ р.

  Акт № ________

списання вилучених документів з бібліотечного фонду

_______________________________________

(місце складання)

 

«____» _________________ 20 ___ р. комісія, призначена наказом (розпорядженням)                        від «____» _________________ 20 ___ р. № ____, здійснила перевірку стану документів у бібліотечному фонді і постановила, що документи згідно з описом на вилучення документів з бібліотечного фонду морально застарілих/ фізично зношених/ непрофільних, дублетних/ втрачених користувачами (додаток) всього ______ шт. на суму ________ грн підлягають списанню і вилученню з обліку.

 

Голова комісії     __________________    _____________________________________________

          (посада)                                (підпис)                       (ініціали та прізвище)

Члени комісії:    ________________     ________________      ____________________________

       (посада)                              (підпис)                            (ініціали та прізвище)

________________      ________________   ______________________________

       (посада)                            (підпис)                            (ініціали та прізвище)

________________       ________________          

Розрахунок результатів списання:

Витрати по списанню		Цінності, отримані від ліквідації
дата, номер, назва документа	сума	дата, номер, назва документа	вид цінностей	кількість	вартість	сума
1	2	3	4	5	6	7

Результати списання _________________________________________________________________________________

Відмітка бухгалтерської служби про відображення у регістрах бухгалтерського обліку:

Назва облікового регістру	За дебетом рахунку (субрахунку, коду аналітичного обліку)	За кредитом рахунку (субрахунку, коду аналітичного обліку)	Сума

Особа, яка відобразила господарську

операцію в бухгалтерському обліку _____________  ___________________________________

                                                                          (підпис)        (посада, ініціали та прізвище)

«_____» ________________ 20 ___ р.            

 

Головний бухгалтер                           _____________    _________________________________                                                          

                                                                      (підпис)                         (ініціали та прізвище)

Додаток

до Акта списання вилучених документів з бібліотечного фонду

 ____________________________                                                          «____» ________________ 20 ___ р.

  (найменування юридичної особи)                                               

до акта № ________ від «____» ________________ 20 ___ р.

 

Опис

на вилучення документів з бібліотечного фонду морально застарілих фізичнозношених/ непрофільних, дублетних/ втрачених користувачами

(непотрібне викреслити)

 

№ з/п	Номенклатурний номер	Назва і автор книги (видання)	Кількість	Вартість за одиницю	Сума	Інші відомості (на підставі яких документів проведено вилучення тощо)
1	2	3	4	5	6	7
Всього

Всього на суму  ________________________________

Голова комісії     __________________        __________________           ___________________________________

                          (посада)                (підпис)              (ініціали та прізвище)

Члени комісії:    ________________     ________________       ___________________________

       (посада)                          (підпис)                            (ініціали та прізвище)

 ________________     ________________        __________________________

       (посада)                          (підпис)                            (ініціали та прізвище)

  ________________     ________________      ____________________________

        (посада)                          (підпис)                            (ініціали та прізвище)

   ________________      ________________        __________________________

          (посада)                          (підпис)                            (ініціали та прізвище)

  

Документи у списку розміщуються у порядку зростання інвентарних номерів. В кінці акта здійснюються підрахунки індексованої вартості видань за показниками, розрахованими відповідно до постанов Кабінету Міністрів України. При вилученні з фонду видань, які не беруться на баланс (журналів, газет, інших видань ), їх вартість і загальна сума в акті не вказуються. В бухгалтерію акт не передається. Акти про списання затверджує керівник установи (якщо має дані повноваження), або засновник бібліотеки. У випадку, коли фонд бібліотеки стоїть на обліку в сільській раді, акти на списання та взяття на облік літератури затверджує сільський голова.

                                      Подальша робота з актами.

 Працівники відділу комплектування та обробки літератури роблять помітки про списання в генеральному каталозі, відповідні записи в акті, Книгах сумарного обліку бібліотечного фонду ЦРБ та сільських бібліотек, а також готують зведені дані про вилучення документів для бухгалтерії. Завідуючі відділами обслуговування ЦРБ та сільські бібліотекарі вилучають картки з читацьких каталогів та заносять відомості про вилучення документів до своїх Книг сумарного обліку бібліотечного фонду (ч. 2). Вилучені видання здаються місцевим організаціям вторинної сировини, квитанції передаються до бухгалтерії. Акти на вилучення документів зберігаються 10 років, після чого підлягають знищенню за встановленим порядком.

                    Індексація вартості бібліотечних документів

Індексація бібліотечних фондів - це переоцінка їх вартості згідно з індексом інфляції року, який визначається Держкомітетом статистики України .

Під час списання бібліотечних документів працівники книгозбірень мають

продовжувати індексувати видання, що вилучаються. Для цього слід використовувати робочу таблицю, яка складається з трьох частин:

 

1) проміжок часу, за який група документів була врахована на балансі установи;

2) номери документів, які були взяті на облік за цей період (з №... по №...).;

3) індекс (у скільки разів збільшується вартість).

 

1. на 1 травня 1992 р. з №... по № ... 51789,5771

2. з 1травня 1992 р. по 1 січня 1993 р. з №... по № ... 2830,0284

3. з 1 січня 1993 р. по 1 квітня 1993 р. з №... по № ... 838,5274

4. з 1 квітня 1993 р. по 1 липня 1993 р. з №... по № ... 235,8358

5. з 1 липня 1993 р. по 1 жовтня 1993 р. з №... по № ... 77,3011

6. з 1 жовтня 1993 р. по 1 січня 1994 р. з №... по № ... 24,8940

7. з 1 січня 1994 р. по 1 квітня 1994 р. з №... по № ... 15,7229

8. з 1 квітня 1994 р. по 1 жовтня 1994 р. з №... по № ... 12,9634

9. з 1 жовтня 1994 р. по 1 січня 1995 р. з №... по № ... 4,6739

10. з 1 січня 1995 р. по 1 квітня 1995 р. з №... по № ... 2,6560

11. з 1 квітня 1995 р. по 1 липня 1995 р. з №... по № ... 2,1240

12. з 1 липня 1995 р. по 1 вересня 1996 р. з №... по № ... 1,7703

13. з 2 вересня 1996 р. по 1 січня 1999 р. з №... по № ... 1,7703

14. з 1 січня 1999 р. по 1 січня 2000 р. з №... по № ... 1,6095

15. з 1 січня 2000 р. по 1 січня 2001р. з №... по № ... 1,4738

16. з 1 січня 2001 р. по І січня 2005 р. з №... по № ... 1,2729

17. з 1 січня 2005 р. по 1 січня 2007 р. з №... по № ... 1,2442

18. з 1 січня 2007 р. по 1 січня 2008 р. з №... по № ... 1,2246

19. з 1 січня 2008 р. по 1 січня 2009 р. з №... по № ... 1,1488

20. з 1 січня 2009 р. по 1 січня 2010 р. з №... по № ... 1,023

21. з 1 січня 2010 р - з № ... первісна вартість

Про що слід пам'ятати?

З 2 вересня 1996 р. у рамках грошової реформи була проведена деномінація карбованця (100000 крб за 1 грн.), тому при індексації видань, отриманих до 02.09.96 слід карбованці та купоно-карбованці переводити у гривні (ділити результат на 100000). Для того, щоб не помилитися, слід в отриманому результаті перенести кому на 5 знаків вліво. Наприклад, ви списуєте 156 примірників книг, отриманих до 1 травня 1992 р., на суму 486 грн. 50 коп. Помноживши вартість книг на індекс (486,50 х 51789,5771) отримуємо результат — 25195629,2591. Переносимо кому на 5 знаків вліво і записуємо суму в гривнях - 251,96. Додавши вартість всіх груп, отримуємо загальну вартість документів, що списуються, і відкидаємо копійки

Нагадуємо ще раз, що документи, поставлені на баланс до 01.01.2010 р. при списанні підлягають індексації, а отримані з 01.01.2010 і по теперішній час — вказуються в акті за первісною вартістю.